امروزه عواملی چون بزرگ شدن سازمانها، پيچيدگی ساختار و فعاليتهای آنها، افزايش متغيرهای محيطی تاثيرگذار و… مديران را ناگزير كرده است. براي انجام بهتر وظايف و اداره موثر سازمان، از ساير اعضا كمك بگيرند. بدين‌منظور، مديران معمولاً جلساتی را تشكيل مي‌دهند و با همفكری و تعامل درمورد موضوعهای مطرح شده به تبادل اطلاعات مي‌پردازند يا تصميماتی را به صورت گروهی اتخاذ مي‌كنند. تشكيل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصميمات مطلوب میشود بلكه تا اندازه زيادی به بهبود ارتباطات و درك متقابل واحدها از همديگر نيز كمك مي‌كند. البته موارد مذكور در صورتی صادق است كه جلسات نيز همانند ساير فعاليتهای سازمانی از مديريت مناسب برخوردار باشد وگرنه تشكيل جلسات نه تنها به بهبود كارايی و كارآمدی سازمان كمك نخواهدكرد بلكه به‌عنوان يك غده سرطانی موجب اتلاف منابع و ايجاد تضادهای درون سازمانی خواهد شد.
سرفصل های دوره ی اصول و فنون برگزاری جلسات:
- آشنايی با لزوم برگزاری جلسات و لزوم يادگيری مهارتهای برگزاری آنها
- اشكال ارتباطات سازمانی و تعريف جلسه
- تحليل و بررسی عوامل هفت گانه ی عدم پيشرفت مناسب و موثر جلسات
- تقسيم بندی نه گانه جلسات (انواع جلسات ) و تحليل مشخصات هر يك از آنها
- مراحل برنامه ريزی و كنترل جلسات
- آشنايی با اركان اصلی جلسه و توضيح وظايف هر يك از آنها
- آشنايی با نحوه دعوت به جلسات
- دستور جلسه و بايدها و نبايدهای آن
- نكات كليدی قابل توجه در برگزاری جلسات
- مشكل آفرينان در جلسات و كنفرانس ها
- آشنايی عملی با نحوه تنظيم صورت جلسه
- نحوه برخورد با پيشنهادات و انتقادات در جلسات
- آشنايی با مشخصات مكان برگزاری جلسات
- تحليل و آناليز دلايل شش گانه ی مشكلات جلسات و راه های برون رفت از آنها
