در آستانه‌ی ۲۰ ساله شدن سوابق کاری‌ام و در تعامل با مجموعه‌ها، شرکت‌ها، آدم‌ها و تمام طرف‌های کاری و شغلی که بر حسب شغلم بسیار هم متنوع بوده‌اند؛ از نزدیک همیشه رفتارها و عملکردهایی را دیده‌ام که موجب آزار و اذیت و مکدر شدن خاطر افراد در چارچوب‌های ارتباط با هم می‌شود، رفتارها و عملکردهایی که در بیان، بسیار ساده است و شاید شما در تمام روزهای کاری‌تان با آن‌ها مواجه می‌شوید و از آن سخن می‌گویید ولی در مقام عمل به آن‌ها توجهی نمی‌کنید. عدم توجه به نکات ریز گاهاً موجب ایجاد چالش‌های عمیق در روابط می‌گردد و با خدشه‌دار کردن روح رابطه، بر فرض حفظ یک رابطه تا ابد، آن رابطه را به مرده‌ای متحرک تبدیل می‌کند که فاقد هرگونه زیبایی و لذتی‌ست.
موارد ذیل از این حیث در کنار هم قرار گرفته که بیشترین اشتباهات شغلی در زمینه‌ی برقراری ارتباطات شغلی در تجربه‌های من بوده، طبیعتاً هم قابل بسط و توسعه و هم قابل تغییر است.
همچون تمام نوشته‌های من از هیچ منبع، کتاب و مقاله‌ای کپی‌برداری نشده و نظرات شخصی بنده است و امکان خطا و اشتباه همچون هر گزاره‌ی انسانی دیگری محتمل است.
ترجیح دادم این آسیب‌ها را الفبای ارتباطات شغلی نام‌گذاری کنم تا این نکته را گوشزد نمایم که به‌رغم سابقه‌ی طولانی، تحصیلات و یا تمام خدم و حشم شغلی‌تان اگر آن‌ها را رعایت کنید در برقراری ارتباطات شغلی همچون طفلی، هنوز الفبای ارتباطات را آموزش ندیده‌اید.
۱. تلفن و پیام‌‌هایتان را پاسخگو باشید!
ممکن است در جلسه باشید، ممکن است در حال انجام امری شخصی باشید؛ اصلاً وقت نداشته باشید، سفر باشید، یا حتی هیچکدام از این‌ها؛ دلتان نخواهد الان جواب دهید؛ هیچ اشکالی ندارد، هیچ جای اعتراضی هم نیست هیچ آسیبی هم به روابطتان وارد نمی‌کند؛ ولی بعد از آن چه؟
یک ساعت بعد، پنج ساعت بعد، یک روز بعد، یک هفته بعد؟
شما مکلف و موظفید از بابت وظایف و رسالت‌های شغلی‌تان جوابگوی مراجعتان باشید؛ این مسئله با مراجعات شخصی فرق دارد.
در روابط شخصی ممکن است دلتان نخواهد به کل پاسخگوی درخواستی یا پیشنهادی باشید؛ اما در روابط شغلی شما در جایگاهی هستید که خودتان، مخاطرات و مسئولیت‌ها و رسالت‌های آن شغل را پذیرفته‌اید و بر حسب این جایگاه باید و باید پاسخگو باشید؛ عدم پاسخگویی به تماس‌های مشتریان، تأمین‌کنندگان، کارمندان، همکاران و… از شما شخصیتی فاقد شعور و مسئولیت شغلی به نمایش می‌گذارد.
۲. یاد بگیرید ” نه ” بگویید!
ما در شغل‌‌‌هایمان روزانه در قبال ده‌ها پرسش و درخواست از مشتریان؛ تأمین‌کنندگان، کارمندان، خیریه‌ها و… قرار می‌گیریم؛ می‌توانید اینطور بسته‌‌بندی کنید؟ می‌توانید اینطور تولید کنید؟ می‌توانید اینطور پولش را بگیرید؟ می‌توانید اینطور قرارداد ببندید؟ می‌توانید اینطور پاداش بدهید؟ می‌توانید اینطور مساعده بدهید؟ می‌توانید فلان کمک را بکنید؟ می‌توانید فلان فرد را استخدام کنید؟ می‌توانید فلان جلسه را بروید؟ و…
ما به خاطر رودربایستی‌ها، ملاحظات، احترامات، خجالت‌ها، حیاها؛ منافع و کلی دلیل دیگر در ذهنمان؛ همه جور جوابی همچون؛ بگذارید فکر کنم، اجازه دهید مشورت کنم؛ باید تحلیل و بررسی کنم، باید بودجه‌مان را بسنجم، باید چک‌هایمان را ببینم، و هزار جور جواب دیگر می‌دهیم؛ زمان و زمان و زمان می‌گذرد و برای طرف مقابل چشم انتظاری و چشم انتظاری و چشم انتظاری!
تمام این نوع ارتباطات غلط برای این است که شما یاد نگرفته‌اید “نه” بگویید و تکلیف خودتان و طرف مقابلتان را روشن کنید؛ این چشم انتظاری و علافی و عدم شفافی از شما شخصیتی منفور به وجود می‌آورد و این حس را ایجاد می‌کند که شما قصد مسخره کردن و سرکار گذاشتن افراد را دارید. اگر کاری به هر دلیلی نیاز به زمان دارد، زمان آن را مشخص کنید و در پایان آن زمان اگر می‌خواهید کاری را و اقدامی را انجام دهید، انجامش دهید ولی اگر تصمیم به انجامش ندارید، صراحتاً ” نه ” بگویید و تمام.
۳. شفاف و صریح باشید:
الان توان پولی ندارید، بگویید پول ندارم؛ الان دسته چک ندارید بگویید چک ندارم؛ الان از کسی دیگر خرید کرده‌اید بگویید فعلاً خرید کرده‌ام؛ الان وقت جلسه ندارید بگویید وقت ندارم؛ بدهکارید، طلبکارید، شلوغید؛ خلوتید؛ خسته‌اید، بی‌حوصله‌اید؛ بی‌پولید؛ نیازمندید؛ خوشحالید، ناراحتید و… آن را بیان کنید. این تصور سنتی که ممکن است بدشان بیایید، ممکن است دلخور شوند، ممکن است خراب شود، ممکن است گسسته شود و… باعث می‌شود تا شما در روابطتان؛ با ذی‌نفعان، با مشتریان، با رقبا، با کارمندان و با همکارانتان صریح نباشید. امری که از روابط شما و از تصویر شما در ذهن بقیه تصویری مبهم؛ می‌سازد؛ تصویری که کارش علاف کردن، سرکار گذاشتن، وقت خریدن و سر دواندن مردم است.
۴. بقیه از شما احمق‌تر نیستند!
حالا که دو ماه است حقوق ندادیم و صدایی درنیامده پس دو ماه دیگر هم ندهیم؛ حالا که قرار پرداختمان دو ماهه بوده و ما سه ماهه دادیم و چیزی نگفته‌اند، پس چهار ماهه بدهیم؛ حالا که ده بار پول شام و ناهار را حساب کرده پس بار یازدهم را هم حساب کند؛ حالا که یک هفته است کارهایمان را انجام ندادیم و او جور ما را کشیده هفته دیگر را هم کار نکنیم؛ حالا که به جای ۱۰ درصد تخفیف، ۲۰ درصد تخفیف گرفتیم و راضی‌ست پس ۳۰ درصدش کنیم و…
این تصور سنتی که وقتی یک گام و دو گام به جلو بر‌می‌دارید و طرف شما به عقب می‌رود پس جا دارد که بازهم قدم‌های بعدی را برداریم مال زرنگی و گولاخ بودن و حرفه‌ای بودن شما نیست، مال ملاحظه‌ای‌ست که بقیه دارند در حق شما می‌کنند؛ مال حیایی‌ست که می‌کنند؛ مال شعوری‌ست که دارند، مال تربیتی‌ست که شدند؛ شما باید حد خودتان را بدانید قبل از آنکه دیگران به خاطر افراط در رفتارتان، لجن مالتان کنند.
۵. مهربان‌تر و منعطف‌تر باشید:
اگر می‌خواهید مرخصی بروید نمی‌توانیم همکاری کنیم؛ اگر دیرتر آمدید غیبت می‌خورید؛ اگر چک‌هایش را نفرستاده جوابش را ندهید؛ اگر دیر زنگ زد محلش نگذارید؛ کلاً وقتی به کارمند رو بدی سوارت می‌شود؛ اگر با مشتری کوتاه بیایی افراط می‌کند؛ اگر با همکارت رفیق بشوی رسوایت می‌کند و اگر یک دفعه پول بدهیم همیشه انتظار دارد و اگر لطف مکرر کنیم حق مسلم می‌شود؛ با همکاران، با کارمندان، با ذی‌نفعان، با مشتریان، گرگ بودن هنر نیست. دنیای امروز ستون و بنیانی به غیر از سود و منافع شخصی ندارد و شما در گرماگرم این منفعت‌ورزی از ترس آنکه دور نخورید و دریده نشوید دایماً در حال دریدن افراد نباشید. کوتاه بیایید؛ قرض دهید؛ لطف کنید، محبت بورزید، به رویتان نیاورید؛ اجازه دهید اطرافیان وقتی خاطره‌ی همکاری با شما برایشان تداعی می‌شود، تصویری به غیر از تلاشتان برای جذب پول و سرمایه در خاطرشان نقش ببندد.